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¿Qué es el Software ERP y para qué lo están utilizando las empresas?

  • Miércoles 19 de enero de 2022
  • 18:07 hrs

Empresas de mayor y menor envergadura están utilizando una serie de mecanismos de gestión digital en sus áreas administrativas, sin embargo, muchas han optado por usar un Software ERP, cuyo objetivo principal es unir a todas las áreas de la empresa bajo un mismo sistema de gestión.

Las empresas de todo el planeta utilizan mecanismos de gestión digital. Desde las multinacionales hasta los pequeños proyectos familiares. Muchas compañías de tamaño considerable, formadas por diferentes áreas, suelen utilizar sistemas distintos en cada unidad administrativa. Sin embargo, otras se volcaron por un software ERP, cuyo objetivo principal es integrar todos los sectores bajo un mismo sistema de gestión.

¿Qué es un software ERP?

Un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP, por sus siglas en inglés, es un software de gestión utilizado por diferentes compañías para organizar, almacenar, distribuir e integrar la información de todas las áreas bajo una misma base de datos. Estos sistemas tienen múltiples funciones, entre las que se encuentran la gestión de proyectos, la contabilidad, las actividades operativas y otros objetivos prácticos.

Generalmente, muchas empresas utilizan sistemas organizativos diferentes según cada sector. Esto afecta la comunicación, la interacción y el flujo de trabajo entre las áreas, algo que bajo un software ERP unificado puede evitarse. Además de estos objetivos y funciones, los sistemas ERP están diseñados para múltiples propósitos. 

Objetivos

Desde hace décadas, las búsquedas para mejorar e integrar los sistemas de gestión interna de las empresas arrojan diferentes herramientas y posibilidades. En la era digital los sistemas administrativos se mudaron a los ordenadores y, a partir de la década de 1990, comenzó a  pensarse en una forma más integradora de gestión. Así aparecieron los sistemas ERP, diseñados para unificar datos y procesos de distintos sectores de una compañía.

 

Información

Una posibilidad que habilitan estos sistemas es el acceso a la información de todos los sectores de una empresa. Esto se debe a que las bases de datos se vuelcan en un mismo software. Datos que provienen de sectores variados como recursos humanos, ventas, almacenamiento, despacho, contabilidad o auditoría.

Cuando cada área utiliza su propio sistema de gestión, se dificultan los mecanismos de comparación, cruce de datos y hasta el flujo de trabajo entre los sectores. El objetivo principal de los ERP es integrar toda la información dentro de un mismo sistema, para que quien tenga la habilitación, y se considere necesario, pueda acceder a los recursos estadísticos disponibles.

Optimización

Una de los resultados que se derivan de un flujo aceitado de trabajo entre diferentes áreas es la optimización de recursos. Contar con las bases de datos e información de todos los sectores en los momentos necesarios, así como la gestión general dentro del mismo sistema, permite tener una visión más clara de cuáles son los mecanismos que funcionan correctamente y cuáles se deben mejorar. Destinar los recursos económicos y laborales a los espacios donde realmente se necesitan es una de las preocupaciones más grandes en las áreas financieras de las empresas.

Adaptabilidad

La configuración de un sistema ERP debe adaptarse a las necesidades de cada compañía. Todas las empresas funcionan bajo procesos distintos, con mecánicas operativas especializadas. Uno de los objetivos de estos sistemas integradores es poder adaptarse de la mejor manera posible, con el fin de acelerar los mecanismos en lugar de hacerlos más lentos.